滋賀県栗東市の男性職員（４５）が昨年３月まで所属した部署のファイルに無断でアクセスし、１４１４件の書類データを消去したとして戒告処分を受けた問題で、職員が削除したデータは実際には約５万件にのぼることが２４日、市への取材で分かった。市は「復元可能で業務に支障がない」と全体を処分対象にはしていないが、専門家は「電子文書の管理ができておらず、公文書の信頼性が揺らぐ」と指摘している。
市総務課によると、男性職員は昨年４月１日付で異動になったが「後任に苦労もなくデータを二次使用されることが許せなかった」との理由で、業務中に自席のパソコンから旧所属のファイルへアクセス。同９月にかけ、新旧の法律や条例を比較するための一覧表や、庁内協議の決裁で使うひな型、会議や業務に関連するメモ書きなど約１万８千種類、計約５万件の書類データを消去したという。
同市では引き継ぎなどのため、異動後も一定期間は旧所属へのアクセス権限を認めているが、システムに設定ミスがあり、男性職員は９月中旬までアクセスできたという。後任の職員が書類データがないのに気付いて発覚した。
市は５万件のうち、アクセス権限がなくなった６～９月の１４１４件について、データ上で復元できないようにしたとして１２日付で戒告処分にした。
市総務課は「５万件のほとんどはサーバーにデータが残っているため復元できる。市の文書取扱規定や、服務に関する規定には、書類データを削除した場合についての規定がなく、処分対象にならない」と説明。早急に書類データに関する規定を設けるとする一方、金銭的な被害がないとして損害賠償請求や刑事告訴の検討はしていない。
公文書の管理などに詳しいＮＰＯ法人「情報公開クリアリングハウス」の三木由希子理事長は「電子文書を扱う権限があいまいで、文書を取り扱う職員への監督が行き届いていない。紙の文書と同様に、電子文書の保存期間や廃棄などを定めた規定が必要」と話す。